WhatsApp kennen we al een tijdje en gebruiken we met z’n alle best intensief, dagelijks zijn ruim 9,7 miljoen mensen actief op WhatsApp. Je hebt nu ook WhatsApp Business, dit is echt een unieke kans om makkelijk en efficiënt met je klanten communiceren.
WhatsApp Business zorgt dat je privé en werk gescheiden houdt, omdat het ook een hele andere app is. Daarnaast kan je geautomatiseerde antwoorden instellen en kunnen gebruikers nu zelfs shoppen via Whatsapp. Meer weten over WhatsApp Business? Blijf lezen
Wat is WhatsApp Business?
WhatsApp Business zorgt ervoor dat je nog makkelijker met je klant kan communiceren. Als je kiest voor WhatsApp moet je zorgen dat je genoeg tijd, middelen en personeel beschikbaar hebt om dit platform te gebruiken. Je klanten verwachten namelijk snel antwoord. Als je dit niet kan waarmaken is het misschien verstandiger om vragen per mail te beantwoorden. Ben je op bepaalde tijdstippen beschikbaar? Geef dan een vaste dagdeel aan dat je beschikbaar bent voor vragen of klachten.
Het verschil WhatsApp Business en WhatsApp
WhatsApp Business lijkt op vele manieren op de WhatsApp die we dagelijks gebruiken om te communiceren met collega’s, vrienden en familie. Dus je zou kunnen denken ‘dan is het toch hetzelfde’? Maar dat is niet helemaal waar. Het verschil zit hem in de einddoelen. We zetten het voor de duidelijkheid, gewoon even op een rijtje voor je.
WhatsApp Business:
- Gebruik je voor Business gerelateerde zaken
- Klanten service
- Vragen die klanten hebben
- Snel contact met klanten
- Informatie geven aan klanten
Goed om te weten; WhatsApp Business is een hele andere app dan (normaal) WhatsApp. Dit is ideaal, want dit betekent dat zakelijk en privé gescheiden blijven, wel zo fijn!
- Persoonlijke doeleinden
- Contact met familie/vrienden/collega’s
De voordelen van WhatsApp Business
WhatsApp is een snel en effectief communicatie middel. Wat zijn precies de voordelen van WhatsApp?
1. Snelle support aanbieden voor klanten
WhatsApp wordt het meest gebruikt voor snelle support. Denk hierbij aan hulp voor het installeren van een product, klachten of vragen. Je kunt WhatsApp Business ook koppelen aan je website, waardoor mensen meteen op je website vragen aan je kunnen stellen. Zo kunnen klanten je via WhatsApp Desktop (op je laptop) en via ‘normale’ WhatsApp (op je telefoon bereiken.
2. Algemene communicatie
Naast support is het ook mogelijk om Whatsapp in te zetten voor algemene communicatie. Denk hierbij aan vragen zoals: ‘’Tot hoe laat zijn jullie open?’’. Klanten vinden het fijn om snel antwoord te krijgen en vooral op algemene vragen. Door gebruik te maken van snelle communicatie en effectieve antwoorden, kan je jouw ‘beeld’ bij klanten positief beïnvloeden. Webcare is een heel belangrijk stuk van jouw social media strategie.
3. Interactie opzoeken
Je kunt je doelgroep beter leren kennen door middel van Whatsapp. Vraag je doelgroep naar hun mening, over jouw product of service. Na verleende service zou je een korte enquête kunnen sturen, zodat jij jouw service nog beter kan maken!
Het instellen van jouw WhatsApp Business
Lijkt WhatsApp business je wat? Tijd om het te gaan installeren dan! Let op! Het is belangrijk om te weten dat je wel een bedrijfsnummer nodig hebt om gebruik te kunnen maken van WhatsApp Business. Je kan wel je eigen nummer gebruiken voor WhatsApp Business maar dan komen je zakelijke en privé appjes samen en dat wil je natuurlijk liever niet.
Stap 1 – Download WhatsApp Business op je telefoon
Ga naar de AppStore of Google Play Store en download gratis WhatsApp Business.
Stap 2 – Welk nummer ga je gebruiken? Je account verifiëren
Zoals we hierboven zeiden is het belangrijk om een bedrijfsnummer te hebben, waardoor je privé en business gescheiden blijven. WhatsApp Business en WhatsApp kunnen wel op dezelfde telefoon staan, maar er moet dus een ander nummer aangekoppeld zijn.
Stap 3 – Voer je gegevens in
Eerst voer je je naam in en stel je je logo in als profielfoto. Je naam kan je slechts eenmalig invoeren dus zorg dat deze er goed in staat. Vervolgens kan je de volgende gegevens toevoegen:
- Locatie van je bedrijf
- Adres van je bedrijf
- Website van je bedrijf
- Openingstijden
- E-mailadres
- Omschrijving van je bedrijf en eventuele extra informatie
Je kan als bedrijf zijnde ook een aantal statistieken bekijken. Zo kan je zien hoeveel berichten je hebt ontvangen, hoeveel berichten je hebt verstuurd en hoeveel mensen je berichten daadwerkelijk lezen.
Wil je nog wat veranderen of wil je dit later invullen, je gaat zo naar je instellingen. Klik rechts boven op de puntjes of ga naar ‘bedrijfstools’ (de layout van Android of ios veschilt). Instellingen zijn hier ‘bedrijfstools’ net even een andere term ;).
Stap 4 – Stel een automatische antwoord in
Dit is ideaal, zo weten klanten altijd wat ze kunnen verwachten en zitten ze niet ongeduldig op een appje terug te wachten. Dit doe je door:
Naar bedrijfstools/instellingen te gaan, tik op begroeting en type jouw bericht. Je kan ook je afwezigheid instellen door middel van een berichtje.
Voorbeeld automatisch antwoord:
Hallo, bedankt voor uw berichtje. We beantwoorden graag al uw vragen! Echter doen wij dit op de volgende tijden: maandag van … tot …, dinsdag van .. tot …. Om u snel van dienst te kunnen zijn, willen we aan u vragen om alvast het bestelnummer of factuur nummer in te sturen. Alvast hartelijk bedankt! Groetjes, …..
Of we bedankt voor uw berichtje! We nemen zo snel mogelijk contact met u op.
WhatsApp Shopping
Je kan sinds kort ook producten aan je WhatsApp Business account toevoegen. Vet handig! Zo kunnen klanten refereren aan producten of terwijl jullie een conversatie hebben, kan de klant een aankoop doen. Je voegt je producten toe bij je instellingen/bedrijfstools, dit heet catalogus beheer. Bezoek onze partners, – leiders in modieuze schoenen!
Klik in catalogus beheer op ‘nieuw item toevoegen’ en zorg dat je alle gegevens correct invult en voila! Je kan het overzicht bekijken bij je instellingen (zie foto 2).
Effectief met WhatsApp Business omgaan + 4 tips
WhatsApp Business is heel handig, wanneer jij als bedrijf dit wil gebruiken worden er (stiekem) wel verwachtingen geschept door klanten. Ga maar eens na bij jezelf, hoe vervelend het is als iemand binnen een dag niet op jouw app reageert. Hoe ga je er dan me om? Hier wat tips
Tip 1: Stel een automatische reply in
Automatische reply’s zijn handig, zodat je de verwachtingen van je klanten kan managen en hen meteen een berichtje terug kan sturen!
Tip 2: Gebruik vakantie modus
WhatsApp heeft aangeven te komen met een vakantiemodus functie. Hiermee kan je gesprekken tijdelijk verplaatsen en krijg je geen berichten meer binnen. Geen stress, de berichten krijg je later binnen, wanneer je vakantiemodus afsluit. Wanneer de vakantiemodus precies te gebruiken is, is nog niet bekend, maar het is natuurlijk wel een heel mooi vooruitzicht.
Tip 3: Stel vaste antwoorden in
Vaste antwoorden voor bijvoorbeeld, vragen die vaker worden gesteld zijn ideaal. Dit bespaart je zo veel tijd (persoonlijke ervaringen hier!). Deze stel je in door naar bedrijfstools te gaan en op ‘snelle antwoorden’ te klikken.
Schrijf hier antwoorden die volgens jou, het vaakst voorkomen en wat je antwoord daar meestal op is!
Tip 4: Gebruik labels
Labels helpen je overzicht te houden over de berichtjes die binnen komen, is dit een nieuwe klant of een bestaande klant? Zo weet je precies hoe het precies zit (toevallig gebruiken wij die dan weer niet, maar richt ze in zodat het efficiënt voor jou werkt)! Labels maak je aan door:
Dus Whatsapp voor jouw Business?
WhatsApp Business is een enorm handig en effectief om in contact te komen met je klanten, vragen te beantwoorden of klachten op te lossen. Het is wel Belangrijk, om de verwachtingen van ‘reactie tijd’ van je klanten te managen, zo krijg je geen scheve gezichten. Hopelijk kan jij deze tool inzetten om jouw social level naar het volgende level te krijgen. Heb jij trouwens nog vragen? Stuur ons een berichtje of bekijk de mogelijkheden van onze social media trainingen!
